Trong thời đại số, việc sử dụng hóa đơn điện tử là một phần không thể thiếu trong quản lý tài chính. Tuy nhiên, không phải bất kỳ ai cũng đều biết cách in loại hóa đơn này. Bài viết sau đây của 4Tech sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết và dễ hiểu về cách in hóa đơn điện tử.
Mức độ cần thiết của việc in hóa đơn điện tử
Tại Việt Nam, hóa đơn điện tử không chỉ là lựa chọn tiện lợi mà còn là yêu cầu pháp lý đòi hỏi các cơ sở kinh doanh phải tuân thủ. Nghị định 119/2018/NĐ-CP đã đánh dấu bước ngoặt quan trọng, khiến việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử trở nên bắt buộc đối với các doanh nghiệp và tổ chức.
Điều này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, mà còn mang lại lợi ích to lớn trong việc quản lý và kiểm soát tài chính. Tuy nhiên, việc biết cách in hóa đơn điện tử vẫn giữ một vai trò không thể thiếu trong nhiều tình huống cụ thể: từ việc xác minh nguồn gốc sản phẩm cho đến việc hỗ trợ các hoạt động giám sát và điều tra.
Phần mềm hóa đơn điện tử Auto-invoice chính là cầu nối giữa công nghệ và quy định pháp luật. Nó giúp doanh nghiệp tuân thủ một cách hiệu quả và minh bạch. Đây là một bước tiến quan trọng trong việc hình thành một nền kinh tế số chặt chẽ và phát triển bền vững.
Hướng dẫn cách in hóa đơn điện tử từ A-Z theo quy định của Pháp Luật?
Cách in hóa đơn điện tử không quá khó nếu bạn thực hiện đúng theo những hướng dẫn bên dưới đây:
Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử Auto-invoice
Chỉ với vài bước đơn giản, bạn có thể truy cập vào hệ thống hóa đơn điện tử tiên tiến Auto-invoice. Khởi động ứng dụng từ máy tính của bạn, nhập thông tin đăng nhập cá nhân để mở cánh cửa đến với quản lý tài chính hiệu quả.
Bước 2: Chọn hóa đơn điện tử cần chuyển đổi
Đơn giản hóa cách in hóa đơn điện tử của bạn với vài bước dễ dàng. Tính năng tìm kiếm linh hoạt, cho phép bạn lọc hóa đơn theo mã số, ngày phát hành, hoặc tổng số tiền – tất cả chỉ trong vài cú nhấp chuột. Sử dụng các bộ lọc để tìm kiếm và chọn hóa đơn điện tử bạn muốn in.
Bước 3: Chọn chức năng chuyển đổi thành hóa đơn giấy
Bạn có thể dễ dàng truy cập chức năng in bằng cách nhấn vào biểu tượng <In> nổi bật trên giao diện, hoặc tìm đến lựa chọn in thông qua menu đa năng. Tiếp theo, hãy chọn loại máy in phù hợp với nhu cầu từ danh sách các máy in được hỗ trợ.
Sau đó, hãy điều chỉnh các tùy chọn in để phản ánh chính xác số lượng bản in mong muốn, kích thước trang, và các thiết lập khác. Cách in hóa đơn điện tử này không chỉ đơn giản và trực quan mà còn đảm bảo rằng mỗi bản in của bạn sẽ đạt được chất lượng và hiệu quả tối ưu.
Bước 4: Xác nhận lệnh in
Kiểm tra và đảm bảo rằng tất cả thông tin trên hóa đơn đã được kiểm tra kỹ lưỡng và cài đặt máy in đã sẵn sàng. Khi mọi thứ đã được đảm bảo, chỉ cần nhấn vào nút <Xác nhận> màu xanh dương để khởi động quá trình in và chờ đợi bản in hoàn hảo của bạn.
Bước 5: Nhận hóa đơn điện tử được in chuyển đổi từ máy in
Lấy hóa đơn điện tử đã được in từ máy in. Sau đó tiến hành kiểm tra xem thông tin trên hóa đơn điện tử được in có chính xác và đầy đủ hay không.
Đọc thêm thông tin: Mẫu hóa đơn đặt in và những quy định nhất định phải biết
Giới thiệu một vài cách in hóa đơn điện tử phổ biến cần biết
Hướng dẫn cách in hóa đơn điện tử VNPT
Cách in hóa đơn điện tử VNPT tương đối đơn giản. Bắt đầu bằng việc truy cập vào trang web VNPT khu vực của bạn, ví dụ như Hà Nội hay Hồ Chí Minh, và đăng nhập bằng thông tin cá nhân được cung cấp khi đăng ký dịch vụ.
Tiếp theo, nhập tên đăng nhập và mật khẩu để tiến hành tra cứu hóa đơn. Nếu bạn cần hỗ trợ về mật khẩu, đừng ngần ngại liên hệ tổng đài VNPT để được giúp đỡ. Sau khi đăng nhập, bạn có thể tìm kiếm hóa đơn theo tên hoặc mã hóa đơn.
Khi đã tìm thấy hóa đơn, bạn có thể tải xuống dưới dạng .inv hoặc .pdf và in ra nếu cần. Đừng quên kiểm tra kỹ các chi tiết trước khi in để đảm bảo mọi thông tin đều chính xác.
Hướng dẫn cách in hóa đơn điện tử Viettel
Tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn với hướng dẫn cách in hóa đơn điện tử Viettel hiệu quả. Đơn giản chỉ với vài bước, bạn có thể in nhiều hóa đơn cùng lúc, tiết kiệm thời gian và công sức. Đầu tiên, hãy truy cập vào hệ thống quản lý hóa đơn của Viettel, chọn mục <Danh sách hóa đơn> để xem tất cả các hóa đơn đã được phát hành.
Sử dụng tính năng tìm kiếm để lọc ra những hóa đơn đẹp cần in, giúp bạn dễ dàng quản lý và sắp xếp công việc một cách có hệ thống. Tận dụng chức năng <In hàng loạt> để thực hiện in ấn nhanh chóng, giúp bạn có thể in đồng thời nhiều hóa đơn mà không cần thực hiện lặp lại các thao tác.
Với cách in hóa đơn điện tử này, mọi công đoạn đều trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn bao giờ hết. Nó giúp bạn tập trung vào những công việc quan trọng khác trong doanh nghiệp của mình.
Những trường hợp nào cần in hóa đơn điện tử?
Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, mọi doanh nghiệp, không kể quy mô hay giá trị giao dịch, đều được khuyến khích sử dụng loại hóa đơn này. Về cơ bản, đây là cách để tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao hiệu quả quản lý và đảm bảo tính minh bạch.
Điều này đặc biệt quan trọng đối với các ngành nghề như điện lực, xăng dầu, viễn thông, tài chính, y tế, và thương mại điện tử,… Đây là những ngành nghề cần đến sự an toàn, tiện lợi và hiệu quả trong việc lưu trữ và truyền dữ liệu hóa đơn.
Tham khảo thêm về một số loại giấy in hóa đơn hiện nay.
Đối với các doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn giấy thông thường, việc chuyển đổi sang hóa đơn có mã là bắt buộc khi có yêu cầu, hoặc khi thuộc diện rủi ro cao về thuế. Điều này không chỉ giúp cải thiện quy trình kinh doanh mà còn tăng cường sự tuân thủ pháp luật thuế. Đối với cá nhân và hộ kinh doanh, việc này cũng đồng nghĩa với việc nâng cao trách nhiệm và độ tin cậy trong mắt cơ quan thuế.
In hóa đơn điện tử và một số lưu ý
Cách in hóa đơn điện tử cần phải tuân thủ nghiêm ngặt theo quy định của pháp luật. Điều này nhằm đảm bảo tính pháp lý và xác thực. Về yêu cầu, mỗi hóa đơn cần được in từ bản gốc đã ký số điện tử và được cơ quan thuế xác nhận.
Không chỉ vậy, thông tin trên hóa đơn phải được trình bày một cách đầy đủ và chính xác, phản ánh đúng theo quy định của pháp luật. Đồng thời, kích thước của chúng cần phải phù hợp với khổ giấy và thông tin cần rõ ràng, dễ đọc để thuận tiện cho việc kiểm tra và lưu trữ.
In trực tiếp từ phần mềm hóa đơn điện tử, sử dụng máy in cần có độ phân giải cao, có thể in rõ ràng các thông tin trên tài liệu. Doanh nghiệp cần sử dụng giấy in hóa đơn điện tử chuyên dụng. Giấy in cần có độ dày, độ trắng và độ bám mực tốt để đảm bảo chất lượng bản in.
Tóm lại, cách in hóa đơn điện tử không quá khó, tuy nhiên đòi hỏi bạn cần tìm hiểu kỹ trước khi thực hiện. Hãy tham khảo những hướng dẫn của 4Tech để có thể dễ dàng sở hữu những mẫu tài liệu quan trọng này nhé.
