Hóa đơn bán hàng là chứng từ quan trọng xác nhận giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ giữa bên bán và bên mua. Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa hiểu rõ về loại hóa đơn này cũng như sự khác biệt giữa hóa đơn bán lẻ và hóa đơn bán hàng. Trong bài viết dưới đây, In 4Tech sẽ giúp bạn giải đáp những thắc mắc này một cách chi tiết!
Hóa đơn bán hàng là gì? Nội dung quan trọng cần biết
Hóa đơn bán hàng là gì?
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Hóa đơn bán hàng là loại chứng từ được sử dụng bởi các tổ chức, cá nhân trong quá trình kinh doanh, bao gồm:
- Doanh nghiệp, cá nhân kê khai thuế theo phương pháp trực tiếp, áp dụng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nước, thực hiện hoạt động vận tải quốc tế, xuất khẩu hàng hóa hoặc giao dịch với khu phi thuế quan. Loại này còn được gọi là hóa đơn bán hàng trực tiếp.
- Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan, sử dụng khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ vào nội địa hoặc khi giao dịch giữa các bên trong khu phi thuế quan. Trên hóa đơn phải ghi rõ: “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.
Nội dung của hóa đơn bán hàng
Một hóa đơn bán hàng hợp lệ cần đảm bảo các nội dung sau:
- Tên hóa đơn, ký hiệu, mẫu số hóa đơn.
- Số hóa đơn.
- Thông tin người bán: Tên, địa chỉ, mã số thuế.
- Thông tin người mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có). Trong một số trường hợp, hóa đơn không cần thể hiện đầy đủ thông tin người mua.
- Chi tiết hàng hóa, dịch vụ: Tên sản phẩm, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền (không có thuế GTGT).
- Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua (không bắt buộc).
- Thời điểm lập hóa đơn và thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử.
- Các khoản phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mãi (nếu có).
- Doanh nghiệp có thể bổ sung thông tin như logo, thương hiệu hoặc các chi tiết liên quan đến hợp đồng, mã khách hàng tùy theo nhu cầu quản lý.
Trên đây là những thông tin cơ bản về hóa đơn bán hàng. Việc nắm rõ quy định và nội dung của loại hóa đơn này sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính hợp lệ trong giao dịch và tuân thủ đúng pháp luật.
Tham khảo thêm: Mẫu hóa đơn đặt in và những quy định nhất định phải biết
Hóa đơn bán lẻ là gì? Quy định về mẫu hóa đơn bán lẻ hợp lệ
Hóa đơn bán lẻ là gì?
Hóa đơn bán lẻ là loại chứng từ được người bán lập khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng. Loại hóa đơn này không có giá trị pháp lý cao và không thuộc sự quản lý của cơ quan thuế. Vì vậy, các cá nhân, doanh nghiệp có thể tự thiết kế và in ấn theo nhu cầu sử dụng.
Trong thực tế, hóa đơn bán lẻ thường được dùng tại các cửa hàng nhỏ, hộ kinh doanh, shop bán lẻ hoặc cơ sở kinh doanh cá thể. Do không do Bộ Tài chính phát hành, hóa đơn này chỉ mang tính xác nhận giao dịch giữa người mua và người bán khi thanh toán.
Hiện nay, mẫu hóa đơn bán lẻ có thể dễ dàng tìm thấy trên các nền tảng cung cấp tài liệu hoặc mua sẵn tại các nhà sách. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể tự in theo mẫu thiết kế riêng để phù hợp với nhu cầu kinh doanh.
Quy định về mẫu hóa đơn bán lẻ hợp lệ
Để một hóa đơn bán lẻ được coi là hợp lệ, cần đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Thông tin trên hóa đơn phải chính xác, thể hiện đúng tên, loại hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp.
- Hóa đơn không được tẩy xóa, chỉnh sửa, tránh trường hợp gian lận hoặc gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
- Chỉ sử dụng một màu mực duy nhất, không phai, giúp lưu trữ thông tin lâu dài.
- Lập hóa đơn đúng thời điểm giao dịch để đảm bảo minh bạch.
Tham khảo: Hướng dẫn cách in hóa đơn điện tử chi tiết từ A-Z
Nội dung cơ bản của hóa đơn bán lẻ
Một hóa đơn bán lẻ hợp lệ cần bao gồm các thông tin sau:
- Số hóa đơn.
- Ngày phát hành hóa đơn.
- Thông tin về người mua và người bán.
- Số lượng, đơn giá của hàng hóa hoặc dịch vụ.
- Tổng tiền thanh toán.
- Giảm giá (nếu có).
- Chữ ký của người mua, người bán hoặc đại diện được ủy quyền.
Việc sử dụng mẫu hóa đơn bán hàng đúng quy định sẽ giúp cửa hàng, doanh nghiệp quản lý giao dịch hiệu quả và tạo sự tin tưởng với khách hàng.
Những lưu ý quan trọng khi sử dụng hóa đơn bán lẻ
Khi sử dụng hóa đơn bán lẻ, người bán cần lưu ý một số điểm quan trọng để đảm bảo tính chính xác và thuận tiện trong quá trình giao dịch:
- Thông tin người bán: Trên mẫu hóa đơn bán hàng, cần thể hiện rõ thông tin đơn vị kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ, có thể kèm theo logo doanh nghiệp (nếu có).
- Số liên hóa đơn: Các loại hóa đơn bán lẻ in sẵn thường có 2 liên, trong đó 1 liên được người mua giữ lại để quản lý.
- Thông tin người mua: Ghi đầy đủ, rõ ràng họ tên, địa chỉ của người mua để thuận tiện cho việc theo dõi.
- Tên hàng hóa, dịch vụ: Ghi cụ thể từng mặt hàng. Nếu không sử dụng hết các dòng trên hóa đơn, cần gạch chéo phần trống để tránh gian lận.
- Đơn vị tính: Ghi theo đơn vị thực tế như cái, chiếc, kg… Nếu kinh doanh dịch vụ, có thể không cần đơn vị tính.
- Số lượng và đơn giá: Phản ánh chính xác số lượng hàng hóa bán ra và giá bán thực tế (chưa bao gồm thuế GTGT nếu có).
- Thành tiền và tổng cộng: Tính toán đúng tổng giá trị của hàng hóa và ghi rõ cả bằng số lẫn bằng chữ.
- Thời gian giao dịch: Hóa đơn cần ghi rõ ngày, tháng, năm bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.
- Chữ ký xác nhận: Người bán và người mua cần ký tên trên hóa đơn. Nếu sử dụng hóa đơn viết tay, người bán xé một liên giao cho khách hàng. Với hóa đơn in, cần in thành hai bản, mỗi bên giữ một bản để lưu trữ.
Trên đây là những thông tin quan trọng về hóa đơn bán lẻ và mẫu hóa đơn bán hàng. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cách sử dụng hóa đơn hợp lệ trong kinh doanh.
